Brigadino istraživanje: Kako će izgledati ured nakon pandemije?

Pandemija koronavirusa primorala je kompanije diljem svijeta da se u svega nekoliko dana prilagode novoj, fizički distanciranoj stvarnosti. Kada su se u proljeće 2020. godine uredi zatvorili, a poslovanje preseljeno online, mogli smo tek naslutiti razmjere promjene koja nas očekuje. Pola godine kasnije postalo je jasno da će ona biti sustavna – rad na daljinu nije tek popratna pojava pandemije, već budućnost rada, a uredski će prostori ubrzano doživjeti novu etapu u svome razvoju. Veliki i napučeni uredi otvorenog tipa i tzv. activity-based uredi postali su neadekvatni, no postavlja se pitanje kako ih jednostavno i ekonomično prilagoditi novim potrebama.

Stoga smo u Brigadi, šest mjeseci nakon početka pandemije i prvog zatvaranja u Hrvatskoj, proveli istraživanje o trenutnom stanju rada na daljinu i prednostima i izazovima s kojima se hrvatski zaposlenici susreću. Željeli smo prikupiti relevantne podatke i identificirati trendove te postaviti smjernice koje će poslodavcima pomoći da prilagode radne prostore novim potrebama. U online anketi provedenoj u prvoj polovici rujna 2020. sudjelovalo je 495 zaposlenika iz 18 sektora, pretežno IT-a i telekomunikacija (32,9%) te marketinga, PR-a i medija (21,0%).

U istraživanju smo saznali da je za gotovo polovicu ispitanika rad od kuće novost. Naime, prije pojave koronavirusa 46,1% zaposlenika nije imalo tu mogućnost, dok je 22,4% od kuće moglo raditi samo povremeno, odnosno ne na tjednoj bazi. Stav ispitanika prema radu na daljinu je pozitivan (63,9% ispitanika ga ocjenjuje pozitivno ili vrlo pozitivno) i ima tendenciju poboljšanja s vremenom, što ukazuje da se poslodavci i zaposlenici uspješno prilagođavaju i rješavaju izazove rada na daljinu kako vrijeme protječe. Također, u manjim timovima je lakše prevladati izazove suradnje i timskog rada na daljinu.

Unatoč pozitivnom iskustvu rada od kuće, većina zaposlenika navodi ured kao idealno okruženje za rad na kreativnim zadacima i razvoju novih ideja, što dokazuje da je za razmjenu ideja i inovaciju komunikacija uživo ipak nenadomjestiva.

Većina ispitanika (81,8%) dijeli kućanstvo s drugim osobama, dok više od dvije trećine (67,9%) radi u prostorijama koje nisu izvorno predviđene za rad - dnevnome boravku, kuhinji ili blagovaonici, spavaćoj sobi. Svega 32,1% ima kućni ured, odnosno prostoriju namijenjenu za rad, što dovodi u pitanje dugoročnu održivost rada od kuće u navedenim uvjetima.

Kada govore o prednostima rada od kuće, zaposlenici podjednaku važnost daju kvaliteti života (ušteda vremena na putovanje do posla, ušteda novca, kvalitetnija prehrana) i samom izvršavanju poslovnih zadataka (veća fleksibilnost u organizaciji posla, veći utjecaj na radno okruženje – kontrola buke, odabir muzike i sl.). Glavni nedostaci rada od kuće odnose se na brisanje granice između privatnog i radnog vremena, neadekvatne radne uvjete (stolac, informatička oprema, internetska veza i sl.), kao i emocionalne aspekte – usamljenost, nedostatak društvenih kontakata i neformalne komunikacije s kolegama, koji su se javili već nakon nekoliko mjeseci rada u izolaciji. Na emocionalne aspekte sigurno je utjecala i nesigurnost izazvana pandemijom, no i ranija istraživanja ističu osjećaj izoliranosti kao jedan od glavnih izazov dugotrajnog rada od kuće.

NOVI MODEL RADA

Da rad na daljinu nije prolazan fenomen, pokazuje činjenica da 9 od 10 ispitanika želi zadržati mogućnost rada od kuće i nakon prestanka opasnosti od koronavirusa, te je na kompanijama da brzo i agilno usvoje novi model - hibridni rad - koji predstavlja kombinaciju fokusiranog rada od kuće i suradnje u poticajnom uredskom prostoru. Pritom zaposlenici žele zadržati fleksibilnost u najvećoj mogućoj mjeri i mjesto rada birati prema tekućim zadacima (50,9%) ili o privatnim obvezama (29,3%).

U nastavku su Brigadine smjernice za uspješnu prilagodbu zaposlenika i uredskih prostora novom modelu rada.

1. REORGANIZACIJA POSTOJEĆEG UREDA

Kompanije trebaju dati prednost prostorima za suradnju koja se ne može odviti online putem, poput mentorstva, brainstorminga ili razvoja inovativnih proizvoda. Ako je rad od kuće pogodniji za samostalan i fokusiran rad, a operativni sastanci se mogu jednako efikasno odraditi putem video poziva, u postojećim je uredima potrebno smanjiti udio individualnih radnih stolova i soba za sastanke. 

2. SATELITSKI UREDI

Umjesto koncentracije svih resursa u velikom središnjem uredu, predlaže se uvođenje manjih satelitskih podružnica. Uz glavni ured u poslovnoj četvrti (npr. Radnička), kompanija može unajmiti manji poslovni prostor u Španskom za zaposlenike iz zapadnog dijela grada, koji će tako uštedjeti i do 2h dnevno za putovanje do posla, pritom zadržavajući osjećaj pripadnosti timu i potrebu za društvenim kontaktom.

Satelitski uredi sadrže osnovne zone - prostor za rad, čajnu kuhinju, sanitarije te manju prostoriju s integriranom tehnologijom za video pozive kako bi se zaposlenici mogli lako povezati s kolegama, a mogu se organizirati u stanovima ili komercijalnim prostorima.

3. DIZAJN ZA FIZIČKU DISTANCU

Fizička distanca u uredima postiže se jednostavnim rješenjima koji neće narušiti atmosferu, poput, pregradnih tegli s biljkama između stolova u open spaceu (umjesto pregrada od pleksiglasa) ili povećavanjem radnih stolova koji će svojim dimenzijama osigurati potrebnu distancu između zaposlenika (suprotno recentnom trendu smanjivanja dimenzija radnih stolova radi maksimalnog iskorištavanja prostora).

4. INTEGRIRANA TEHNOLOGIJA

Uredska tehnologija treba biti neprimjetno uklopljena u radni prostor (cable management je ključan!), jednostavna za korištenje (spajanje jednim klikom umjesto opetovanog podešavanja kamere, zvučnika i mikrofona) i omogućiti aktivnu participaciju i suradnju svih sudionika, bez obzira gdje se nalaze (npr. putem virtualnih whiteboarda). 

Higijena će postati neizostavna tema u dizajnu ureda, od integracije dezinfekcijskih sredstava i postavljanja umivaonika blizu ulaza kako bi se po dolasku u ured mogle oprati ruke, do odabira materijala na kojima se virusi i bakterije ne zadržavaju (bakar) i onih koji podnose invazivna sredstva za čišćenje (npr. laminati umjesto prirodnog drva).

Odgovarajući alati za komunikaciju, organizaciju i praćenje projekata (npr. Productive hrvatske kompanije Infinum) te pohranu i dijeljenje podataka nužni su za prelazak na hibridni model rada. Bitno je na razini kompanije postaviti standarde (npr. uniformno imenovanje i pohranjivanje dokumenata u odgovarajuće mape) i provesti edukaciju o korištenju alata kako bi sve informacije postale lako dostupne te se izbjegli suvišni pozivi proizašli iz fizičke razdvojenosti tima, kao primjerice “gdje mogu pronaći mjesečno izvješće?”.

Zaposlenici vole rad na daljinu zbog autonomije u organizaciji vlastitog radnog dana, no ta se prednost poništava ako ih obvežemo da od 9-5 budu prikovani uz kompjutor. Veća fleksibilnost može se postići tako da odredimo vremenski period od primjerice 4h dnevno kada svi zaposlenici trebaju biti dostupni, dok ostatak radnog dana svatko kroji s obzirom na razdoblja veće produktivnosti ili prema privatnim obvezama.

8. VIRTUALNI TEAM BUILDING

Organizacija aktivnosti koje povezuju sve zaposlenike, bez obzira na mjesto rada, potaknut će osjećaj pripadnosti kolektivu i podsjetiti zaposlenike na zajedničku misiju. Primjer su tjedna druženja uz jutarnju kavu ili after-work pića (putem Zooma), neformalni Slack kanali posvećenih zajedničkim temama (recepti, Netflix serije, savjeti za uređenje kućnog ureda) ili mjesečnog book cluba u kojem zaposlenici raspravljaju o (stručnoj) knjizi ili članku.

9. (UISTINU) FOKUSIRAN RAD

Kako bismo zaposlenicima pružili uvjete za uistinu fokusiran rad od kuće koji neće biti isprekidan brojnim pozivima, sastancima ili internim checkpointima, predlaže se uspostava termina u kojem se ne smiju organizirati sastanci – primjerice, zabrana organizacije sastanaka i video poziva jedan dan u tjednu.

 Autor ilustracija: Kristina Volf